Si vous mettez vos produits sur le marché européen, la base de données SCIP n’est pas facultative. Elle est obligatoire.
C’est l’une des principales exigences de la directive-cadre de l’UE sur les déchets (WFD), destinée à donner aux régulateurs, aux opérateurs de déchets et au public une visibilité sur les produits arrivés en fin de vie. Si votre produit contient des substances extrêmement préoccupantes (SVHC) au-dessus du seuil légal, vous devez les déclarer. Si vous ignorez cette règle, vous risquez des amendes. Si vous ne respectez pas les délais, vous vous exposez à des mesures contraignantes ou à une condamnation publique. Et si vous attendez trop longtemps, vos concurrents prendront votre place.
L’objet de cet article est de vous montrer comment vous y conformer sans perdre de temps ni d’argent et sans perdre patience.
Qu’est-ce que la SCIP ?
La base de données SCIP soutient l’économie circulaire de deux manières. Tout d’abord, elle indique aux recycleurs et opérateurs de déchets quels articles d’un produit mis au rebut contiennent des substances chimiques dangereuses pour qu’ils retirent ces pièces ou les manipulent de façon appropriée. Cela empêche les matériaux contaminés de se retrouver dans le flux de recyclage et permet à un plus grand nombre de matériaux sûrs de bénéficier d’une véritable seconde vie.
Ensuite, les données sont publiques, donc tout le monde (par exemple, les régulateurs, les consommateurs et les ONG) peut voir comment les entreprises gèrent les substances extrêmement préoccupantes – et demander des comptes à celles qui ne respectent pas les obligations.
Il s’agit d’exclure les produits chimiques des cycles de production et de faire en sorte que le recyclage soit plus satisfaisant pour tout le monde. Cette base de données est publique, centralisée, gérée par l’Agence européenne des produits chimiques (ECHA) et appliquée par les différents États membres de l’UE.
Si votre produit fini – ou l’un de ses composants – contient une SVHC au-delà du seuil de 0,1 % en poids, vous devez soumettre un dossier SCIP. Cela s’applique chaque fois qu’un produit est lancé ou modifié. Des taille-crayons aux étuis, en passant par les lames, les vis et même les sacs en plastique dans lesquels vous les expédiez. La taille de la pièce n’a pas d’importance ; s’il s’agit d’un article et qu’il contient une SVHC au-dessus du seuil, il entre dans le champ d’application.
Vous n’êtes pas encore sûr ? Commencez ici : Guide de détermination du champ d’application de la directive-cadre de l’UE sur les déchets ›
Vous n’êtes pas situé dans l’UE ? Vous pourriez quand même être obligé de fournir des données
De nombreuses entreprises se retrouvent en difficulté en supposant qu’elles n’ont pas besoin de fournir de données. Si vous êtes en dehors de l’UE, mais que vos clients ne le sont pas, ils demanderont des données de reporting SCIP – et si vous ne les fournissez pas, vous risquez de voir un concurrent prendre votre place. De plus en plus de fabricants dans l’UE sélectionnent désormais des fournisseurs pouvant communiquer des données de conformité sur demande. Être prêt ne se résume pas à se conformer à la réglementation : c’est aussi un atout concurrentiel.
Que contient un dossier SCIP ?
Un dossier indique aux entreprises de traitement des déchets comment traiter votre produit en toute sécurité. Vous aurez besoin :
- d’identifiants de base (nom, catégorie et lieu de production de l’article)
- d’instructions pour une utilisation sécurisée
- d’informations sur les SVHC, y compris la gamme de concentration
- de la catégorie de matériau ou de mélange
La partie la plus délicate consiste à formater le tout pour la plateforme IUCLID de l’ECHA. Si vous partagez trop de données, vous risquez de divulguer des informations confidentielles ; si vous n’en partagez pas assez, vous ne serez pas en conformité. Assent vous permet d’éviter ces deux problèmes. Vous pourrez entrer des données propres et générer des dossiers conformes.
Comment développer un programme répondant à la directive-cadre sur les déchets sans vous épuiser
Commencez par définir le champ d’application
Oubliez l’envoi massif de questionnaires. Cartographiez les produits par rapport à la dernière liste de SVHC pour voir ce qui est réellement concerné. Si vous disposez des données requises pour l’article 33 de REACH, réutilisez-les, puis comparez-les à la liste actuelle. L’ECHA la met à jour deux fois par an.
Faites appel aux personnes concernées
Les équipes techniques, achats, juridiques et réglementaires doivent toutes être impliquées dans les prises de décision. C’est un sport d’équipe.
Définissez les attentes avec les fournisseurs
Certains fournisseurs – en particulier en dehors de l’Europe – n’ont jamais entendu parler de la réglementation SCIP. Expliquez de quelles données vous avez besoin, pourquoi vous en avez besoin et comment les fournir. La plateforme d’Assent comprend des outils pédagogiques permettant de faire le gros du travail.
Collectez, validez, répétez
Pouvoir fournir rapidement des données exactes sur les SVHC renforce la confiance. Assent envoie des demandes normalisées, signale les erreurs et indique quels articles nécessitent un dossier. Fini les feuilles de calcul et les approximations.
Ne soumettez que ce qui est nécessaire
Préparez vos fichiers, puis soumettez-les sur votre compte UE REACH-IT. Les soumissions ne respectant pas les « règles commerciales » sont rejetées. Ceux qui enfreignent les « règles qualité » passent parfois inaperçus… jusqu’à ce qu’un signalement attire l’attention sur eux. Assent met en forme et valide les dossiers avant de les introduire dans la base de données SCIP afin que vous ne figuriez pas sur cette liste.
Ne vous contentez pas de votre soumission : conservez les preuves
Le téléchargement du dossier ne représente que la moitié du travail. Les inspecteurs des États membres de l’UE peuvent auditer votre programme et demander à voir la documentation qui le sous-tend – déclarations des fournisseurs, rapports de validation, historiques des versions, registres de formation, etc. Veillez à ce que ces documents soient bien organisés et à jour afin de pouvoir montrer, sur demande, comment vous avez obtenu vos données et pourquoi vous êtes sûr de leur fiabilité. La bonne nouvelle ? Assent assure le suivi de tout ce processus, vous permettant ainsi de disposer d’une piste d’audit défendable.
Gardez une longueur d’avance
La conformité SCIP n’est pas un processus statique. La conception des produits évolue, les fournisseurs changent, et la liste de SVHC ne cesse de s’allonger. Un programme solide vérifie les mises à jour, actualise les données, resoumet des dossiers et maintient l’implication des fournisseurs. Assent vous alerte des changements de réglementations et vous indique quelles parties de votre programme nécessitent une attention particulière, avant que les problèmes ne se transforment en sanctions.
Vous êtes prêt à tirer parti de la conformité SCIP ?
La conformité ne devrait pas épuiser les ressources. Si elle est bien menée, elle vous donne un avantage auprès des clients, réduit les amendes pour non-conformité et renforce les relations avec les fournisseurs.
Et vous n’avez pas à vous y attaquer seul. Assent automatise les tâches difficiles et vous donne la visibilité dont vous avez besoin. De la sensibilisation des fournisseurs à la soumission des dossiers, nous nous occupons de tout. Commencez par consulter le guide de la solution SCIP d’Assent ou notre article Comparaison entre la conformité à REACH et à la directive RoHS pour avoir plus de contexte.
